Cómo gestionar múltiples proyectos a la vez: 7 Estrategias clave
Si eres emprendedor o curras para ti (no me gusta la palabra autónomo, odio la palabra freelance, y todas las pijadas inglesas cuando estoy hablando español), sabes lo desafiante que puede ser gestionar múltiples proyectos a la vez y sin perder el control. Ya sea que estés gestionando tu negocio, trabajando en nuevos lanzamientos para otros o simplemente manteniendo tu productividad al máximo, el estrés de no poder atender todo a la vez es real y nos pasa a muchos. Hoy te comparto estrategias eficaces que me han ayudado a llevar varios proyectos sin perder el foco y por lo tanto el control.
7 estrategias clave para gestionar múltiples proyectos a la vez.
1. Divide tus proyectos en tareas pequeñas
La clave para no sentirte abrumado es dividir tus proyectos en tareas pequeñas y manejables. En lugar de mirar todo el panorama, enfócate en un paso a la vez. Esto te permitirá avanzar más rápido sin la sensación de estar gestionando un volumen de trabajo imposible. En Brandsummit explotamos los proyectos en áreas y cada área en tareas, las cuales dotamos de responsable, de tiempo de ejecución y de próximo paso.
2. Usa herramientas de gestión de proyectos
Herramientas como Trello, Asana o Notion son increíbles para mantener el control. En nuestro caso usamos Trello. Te permiten organizar tareas, establecer plazos y asignar responsabilidades, lo que facilita visualizar tu progreso y evitar olvidos. Aquí es donde aplicamos la estrategia 1, tareas pequeñas.
3. Establece prioridades claras
No todos los proyectos requieren la misma atención en todo momento. Establece prioridades según la urgencia y el impacto que cada tarea tiene en tu negocio. Puedes usar la famosa matriz de Eisenhower: divide tus tareas en urgentes/no urgentes y importantes/no importantes. O puedes tener un project manager en tu equipo que asigne prioridades de cada proyecto de cada cliente. Como prefieras, pero te lo recomiendo.
4. Haz uso de la regla 80/20 (Ley de Pareto)
Identifica el 20% de las tareas que tienen un 80% del impacto. Concédele tu atención prioritaria a estas actividades clave que realmente impulsarán el progreso de tus proyectos. En mi caso, negociación, facturación y desatascar frenos con el equipo.
5. Delega tareas
La delegación es fundamental. No intentes hacerlo todo solo. Si tienes el volumen suficiente (que no la suerte) para tener equipo, confía en ellos o en colaboradores para que te ayuden con tareas específicas, mientras tú te concentras en lo estratégico. Yo hace años que no ejecuto nada en Brandsummit, “solo” me ocupo del desarrollo de negocio y la interpretación del mercado para no perder el foco y estrategia de los proyectos, es decir, me ocupo, como me gusta decir a mi, de puertas para dentro.
6. Mantén ratos de descanso
El descanso es esencial para mantener la productividad a largo plazo. Organiza tu día para incluir pausas, incluso si son cortas. El descanso recarga tu energía y te ayuda a mantener la mente clara. A mi funciona salir a regar nuestro jardín en Brandsummit, para a comer o almorzar levantando la cara del ordenador, compartiéndolo con algún compi o leyendo algún artículo impreso. También es cierto que no todos los días puedo coger ese aire, entonces hay que tener consciencia para saber si estás en algo importante o urgente.
7. Trabaja solo
Para mi esta es clave, dedica horas del día a trabajar solo y en silencio. Mi consejo es que lo hagas en las horas en las que el mundo duerme, nadie te interrumpe, la productividad se multiplica por 10. En mi caso es a las 5 de la mañana, suelo despertar a las 5:15, me tomo un café y dedico un rato a realizar las tareas clave, en mi caso las que te comentaba en el punto 4. Son mis ratos más productivos. A esto le dedicaré un artículo completo pronto. Puedes encontrar más contenido en mi instagram.
Conclusión para para gestionar múltiples proyectos a la vez.
Gestionar múltiples proyectos puede ser una tarea abrumadora, pero con la estrategia correcta y las herramientas adecuadas, es totalmente posible mantener el control sin perder el foco, yo suelo liderar entre 15 y 20 proyectos al mismo tiempo, entre marcas de clientes y las mías propias. Aplicando estos consejos, podrás avanzar de manera más eficiente, reducir el estrés y aprovechar al máximo tu tiempo y el de tu equipo, ahí está la verdadera productividad y por lo tanto la buscada rentabilidad.
¿Estás listo para organizar tus proyectos y hacer más en menos tiempo? ¡Recuerda que la clave está en la planificación!